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Intelligentes DMS

powered by ChronoScan

Vorteile auf einen Blick:

  • ChronoScan kann eingehende Dokumente aus einem oder mehreren definierten Ordnern erfassen. Somit läuft ChronoScan im Hintergrund ab.
  • Individuelle Anpassung und Administration möglich
  • Übersichtliche Menüführung und Oberfläche
  • Dokumente erfassen und auslesen: Daten wie Dokumententyp, Datum, Absender, Adressat, Rechnungs- und Angebotsnummer, Bestandteile einer Rechnung und der Netto- bzw. Bruttobetrag uvm. werden automatisch erkannt.
  • Stammdaten wie Objektnummer, Lieferantennummer, Wohnungsnummer können aus der Datenbank von HausPerfekt automatisch ermittelt werden.
  • Weitere Daten wie Bildererkennung, Barcode etc. können identifiziert werden.
  • Nach dem Verarbeitungsprozess durch ChronosScan landet das Dokument automatisch in HausPerfekt, wo die fertige Eingangsrechnung im DMS weiter digital verwaltet werden kann.

Automatisieren Sie Ihre Eingangspost per Capture-Lösung!

Mit dem integrierten DokumentenManagementSystem in HausPerfekt können Sie Dokumente digital in Ihrer Verwaltungssoftware ver- und bearbeiten. Mit dem DMS ist es auch machbar, Rechnungen mit Belegen zu verknüpfen. Diese gelangen anschließend automatisiert in Ihre Buchhaltung und es steht somit einer digitalen Belegprüfung nichts mehr im Wege. Ferner ist der Eingang einer Rechnung ein wiederkehrender Ablauf und ein Kernpunkt im Tagesgeschäft eines Verwaltungsbetriebes. Mit der neuen Lösung ChronoScan wird auch dieser Vorgang automatisiert. ChronoScan ist eine Capture-Lösung (Erfassungssoftware), die zwischen Ihrem Scanner und dem Dokumenten- ManagementSystem von HausPerfekt arbeitet. ChronoScan liest das gescannte Schriftstück aus, führt eine OCR-Erkennung durch und analysiert anschließend das Dokument. ChronoScan ist speziell für die Nutzung von HausPerfekt angepasst worden, so dass alle Dokumentenfelder anschließend auch in das HausPerfekt DMS zurückgeschrieben werden können.

Intelligente Verarbeitung

Bei der Analyse gleicht ChronoScan den Dokumententext nach Schlagwörtern ab, die mit Werten aus der Datenbank von HausPerfekt verknüpft wurden. Über eine IBAN kann z.B. die Adressnummer des Lieferanten ermittelt werden. Die Objektstraße führt zu einer Ermittlung der richtigen Objektnummer. Felder, die das System nicht automatisch ermittelt, können durch den Anwender in einem intelligenten Lernprozess eingepflegt werden.

Lernprozess

Anhand von intelligenten Schlagwörtern können Sie in ChronoScan einen Anlernprozess durchführen, der im Endergebnis sogar aus Schlagwörtern logische Folgen erkennt. Haben Sie z.B. eine Rechnung, in der das Schlagwort „Rauchmelder“ vorkommt, kann dem System die Funktion zugeteilt werden, dass diese Rechnung immer auf das Buchungskonto 4391 gebucht werden muss.